我的时间管理道与术(3)

我的时间管理道与术（三）：至上而下的检视与处理

　　本文续上篇《我的时间管理道与术（一）：接受现实和感知时间》和《我的时间管理道与术（二）：目标与计划》。

　　建立至上而下的检视机制

　　六个关注层面和检视周期

　　宗旨和使命、关键路径是云端；关键点和平衡点是方向指导层；项目是最接地气的现实目标层；下一步行动是非常具体的待执行事务层。各层之间环环相扣、一脉相承，至上而下应该越来越具备SMART性。

　　20000FT以上高度的检视以总结的形式进行。每年的春节、五一、十一假期是对过去阶段的总结，同时对关注层“目标”进行尽可能简单、清晰的描述检视。重点是总结得失和经验，对于接下来的预期，只要确定方向感指导即可，不建议做详细的计划。

　　10000FT及以下高度的检视以清单形式进行。通过建立“清单管理系统”有效便捷管理。

　　清单管理系统说明书

　　项目清单：

1. 列出当前待突破（一般为多步骤、多阶段）的中短期目标、重点任务的集合。这张清单的每个项目（及其步骤、组成任务）最好都进行时间估算（一般单个项目无法在1-2周内完成，所有项目大约能在1-2个月内完成，不排除个别项目的期限会更长），该清单的项目数量建议不超过7个（一般3-5个）。
2. 必须保证项目清单的内容是现实可行的。尽可能不要觉得因为还有更好的方向而轻易改变清单的内容，除非这件事现在非加进来不可。永远会觉得还有更好的想法，如果有新想法，请记到将来/也许清单（+“项目”标签）中去，先做完当前项目清单的内容，接下来的内容也都涌现出来了，岂不妙哉！”

　　将来/也许清单：

1. 将来/也许清单中存放当前（一般指1-2个月内）不打算采取行动的酝酿目标、项目/任务/行动，待时机成熟时孵化。
2. 给将来/也许清单加上“项目”标签，形成项目/也许清单，这里记录着下一阶段可能的项目或待孵化内容。

　　日程表：

1. 日程表只记录特定日期、时间必须要做的事情或可能会做的事情的提示信息（一般为重复事件，具体大多为习惯养成任务或项目计划中的重复任务）。
2. 它是一块圣土，不可随意侵犯。如果这项任务/行动不满足以上条件，请先将其放入其他合理的清单（如本周待办清单）中，待时机成熟时再纳入日程表。

　　今日待办/明日待办清单：

1. 罗列出今天或明天要办的事情，是日程表的特殊体现。
2. 今日待办清单不是圣土，要尽可能安排好。

　　本周待办清单：

1. 这是一个延时待办清单，原则是越快处理越好。

　　委派清单：

1. 通常是紧急但相对不重要的事情，或者说别人做比自己做更有优势。
2. 做到充分授权和跟踪。学会甩掉身上的“猴子”，自己集中精力处理“大石头”。

　　备注：

　　如果上一个阶段的任务清单还有少数没有完成，可以将这些任务转移到下一阶段的清单中去。规则：最多转移两次并做好标记，两次都没有完成建议立即清除掉。反之可能有另一种情况，清单的内容都提前完成了，空了怎么办？回答是“太美妙了！”

　　10000FT及以下高度检视周期的内容说明书

　　1-2个月检视：

1. 每1-2个月对当前的项目清单进行阶段性验收，并考虑是否有必要制定下个阶段的项目清单。
2. 关键点和将来/也许清单是项目清单的制定依据。
3. 评估自己现行的计划能力考虑是否去做详细的计划，有时候仅仅想一下实施策略也许会更妙。

　　每周检视：

1. 每周日（周六和周日作为每周的计划缓冲期）重点回顾总结本周要点。
2. 清理收集箱，并依据项目清单的内容和当前情况，制定一周的日程表、本周待办清单、等待清单等。
3. 详细安排下周计划。注意安排不要太满，防止会有很多临时的事情加进来。

　　每日检视：

1. 每日回顾并分析所记录的“时间-事件”日志，总结。
2. 制定当今日待办清单（及明日待办清单）的内容。

　　适时检视：

1. 需要时计划（突发事件、想法等）
2. 永远集中精力，先搞定“大石头”

　　我们应该根据自身的情况分析自己究竟适合制定多久的计划。一般说来，期限越短、内容越具体清晰，目标越容易实现，所以我们必须从短期计划做起，从一天、一周的计划做起，循序渐进。如果短期计划完成的很好，再去考虑做更长期的计划。

　　综上所述，根据我个人的计划能力做一下这样的设定：“下一步行动”层为计划的重点，以“周”为单位，并以“天”做详细安排；项目层大体上设定为1-2个月，只去做简单的计划（列表）和策略；以“季度”和“年”为单位来衡量未来的发展方向。当然，我们完全可以依据个人不同的计划能力和情况来调节时间单位。

　　建立至下而上的处理流程

　　至下而上的新想法处理流程参考GTD的思路进行。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并自己一一去执行，清空大脑。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。